(Habitude 1)
Votre boite mail déborde et ressemble plus à une casserole de lait en pleine ébullition oubliée sur le feu qu’autre chose?
Vous aussi vous avez peur en ouvrant votre boite email?
Cela tombe bien, aujourd’hui on s’occupe de son cas:
Aujourd’hui on va trier, classer, supprimer ou archiver avant que cette boîte mail ne devienne (ou continue à être) un vrai cauchemar.
Avant que cela arrive, apprenez à la ranger puis à l’organiser pour mieux gérer sa boîte mail.
L’objectif de l’organisation de votre boîte email est :
- d’atteindre la boite email vide (ce fut mon rêve pendant des années)
- de pouvoir traiter ses mails dès l’arrivée de ce dernier
- et ainsi améliorer sa productivité
Etes vous prêt à atteindre cet objectif de boîte de réception vide?
Voici 10 conseils pour mieux gérer sa boîte mail:
1. Trois possibilités de traiter un email:
Le matin en commençant votre journée de travail ou simplement lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, organisez chaque email en fonction de son temps de traitement.
– 1- Répondre
S’il est possible de répondre à cet email en moins de 2 min, on y répond tout de suite, inutile de le stocker en espérant y répondre plus tard quand on aura plus rien à faire… cela n’arrivera peut-être jamais ou trop tard.
– 2- Archiver immédiatement les emails qui n’apportent qu’une information ne nécessitant pas de réponse.
Cliquer simplement sur ce petit bouton magique « Archiver » sans passer par un dossier précis. Sauf si vous avez le temps de le faire et donc très peu de mail.
Je vous recommande toutefois de le faire uniquement si vous avez moins de 5 ou 6 dossiers archives sinon vous risquez de trop vous éparpiller.
Je suis curieuse, qui va dans les dossiers pour rechercher un mail en particulier ?
La barre de recherche dans la boîte de réception nous permet de chercher dans tous les e-mails, tellement plus rapide à mon goût.
– 3- Déléguer
Bon ok, encore faut-il avoir quelqu’un à qui déléguer…
Mais si vous avez la possibilité de le faire, n’hésitez pas une seconde de plus et déléguez.
Il faut arrêter de vouloir tout faire soi même. Nous sommes des supers women mais déléguer est aussi un pouvoir d’action super utile vous verrez 😉 (à la maison aussi d’ailleurs… )
Pour le reste, je laisse les messages en non lu dans ma boîte de réception pour y répondre plus tard et au fur et à mesure.
2. Organiser sa boite email grâce aux étiquettes
Vous pouvez choisir d’utiliser les étiquettes (ou les dossiers si vraiment cette organisation est adaptée à vos besoins) pour classer vos emails par catégorie.
Pour ma part, je ne veux plus utiliser les dossiers comme je l’ai expliqué plus tôt.
J’ai donc à l’occasion de l’habitude à prendre de la semaine, supprimer tous les dossiers que j’utilisais encore il y a quelques années …Et classer tous ces emails dans un seul et unique dossier « Archives ».
Et vous, quel est votre avis sur ce point? Laissez votre avis dans les commentaires.
3. Désactivez les notifications.
C’est le dernier conseil que j’ai moi même suivi (on ne sait jamais s’il est question de vie ou de mort dans un email…😂)
Éteignez les sons, éteignez les notifications.
Cela vous évitera d’être dérangé lorsque vous êtes sur un dossier demandant de la concentration.
Bref, tout bénéf pour notre productivité.
Allez-vous y arriver?
Si le message est vraiment urgent, ne vous inquiétez pas, votre collègue prendra son téléphone et vous appellera.
Toutefois, n’allons pas à l’extrême en laissant les emails entrants s’accumuler.
4. Se fixer des créneaux pour checker sa boite email et ne plus la vérifier toutes les 2 minutes.
Déterminez des créneaux dans la journée pour vérifier ses emails.
Par exemple:
à 9h en commençant sa journée.
Puis 11h.
Puis 1 ou 2 fois si besoin dans l’après-midi.
Et si c’est encore possible pour vous, diminuez d’autant que possible les vérifications emails.
5. Déplacer un e-mail vers son agenda ou sa liste de tâches
Vous recevez un message avec une date de rendez-vous, et souhaitez le transformer en événement dans le calendrier Outlook?
Plutôt que de tout saisir manuellement, et de risquer de perdre quelques informations au passage, il vous suffit de faire un clic droit sur l’e-mail et cliquer sur « déplacer vers le calendrier ». L’événement se créera alors et vous pourrez le paramétrer à votre façon (inviter quelqu’un à l’évènement, créer un rappel, etc.)
Pour Gmail, faites un clic droit sur l’e-mail et cliquez sur « ajouter aux tâches » pour transformer un e-mail à votre to-do list Google.
Vous pouvez à la place utiliser l’extension Google Sortd si vous avez Gmail. Personnellement je préfère utiliser Tasks et Google Keep. Cela évite d’installer une énième extension/application. Mais peut s’avérer hyper pratique si vous managez une équipe par exemple.
6. Utilisez des signatures pré-enregistrées
Ces signatures vous feront gagner un temps précieux.
Utile surtout pour votre boite pro.
Dans le cadre de mon métier, c’est super pratique lorsque j’envoie une relance suite à une commande sans réponse, pour une demande d’offre ou pour envoyer une commande.
S’il s’agit d’un type de mail récurrent, on enregistre le modèle type pour ne pas avoir à taper la même chose à chaque e-mail.
7. Se désabonner des newsletters indésirables
Il est tellement tentant de supprimer un email plutôt que de prendre 1min pour se désabonner. Pourtant cela ne prend vraiment qu’une minute pour ne plus jamais revoir ces indésirables dans sa boîte mail. Surtout quand il s’agit d’un mail par jour par newsletters…
Et encore un par jour, je suis sympa car il m’est arrivé de recevoir 3 fois par jour un mail d’un même site, l’enfer!
Faites le à chaque nouvel email indésirable qui arrivera dans les prochains jours. Viendra vite ce jour où les mails ne seront que des mails utiles.
Il existe également des outils numériques pour nettoyer votre boîte mail. Ces outils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps si vous avez souscrit à beaucoup de newsletters devenus maintenant indésirables car vous n’aurez pas à supprimer manuellement vos messages.
8. Paramétrer votre boite email
Par exemple, pour que la lecture des emails passent automatiquement au suivant au lieu de vous renvoyer sur la page d’accueil. Ou bien pour vous aider à créer des modèles de mail automatiquement en fonction de vos habitudes d’envoi.
Expérimentez un peu ces fonctions proposées par Gmail. Selon vos préférences, certaines pourraient être un petit plus dans votre quête d’une productivité au top!
9. Ne plus laissez votre boite email déborder
Comme tout ce qu’on range et/ou trie, si on ne fait pas un mini nettoyage quotidien le désordre revient très vite.
Et oui comme toutes mauvaises habitudes, il faut faire des efforts pour qu’elles ne reviennent pas nous embêter.
Malheureusement Heureusement, il nous arrive de prendre des vacances et de nous absenter quelques jours du bureau et alors notre boîte de réception redevient notre pire cauchemar.
Dès votre retour de congé ou quand vous vous rendez compte que vous perdez le contrôle de votre boite mail, prenez à nouveau du temps (quelques heures s’il faut) pour re-trier et traiter son contenu en suivant les conseils ci-dessus.
10. Adapter les astuces filtres à son style de travail
Les fonctions magiques de filtres mail par thème (promotion, réseaux sociaux, notifications…) peuvent être très pratique à condition que l’on soit très sérieux dans le traitement de ces e-mails et qu’on prend le temps de vérifier chaque sous catégorie.
Sinon on a vite fait de laisser la catégorie « notifications » ou « promotions » s’accumuler à l’infini.
De plus, je trouve que ce système de filtre automatique n’est pas toujours très fiable et rater un email important serait dommage et contre productif sauf bien sûr s’il s’agit vraiment d’un e-mail publicitaire comme la nouvelle collection hiver de votre magasin préféré (mais en suivant les conseils plus haut, vous ne devriez plus avoir ce genre d’emails n’est ce pas?…)
Mon expérience de la semaine
Je vous avoue que lorsqu’on travaille de 9h à 17h et qu’on doit gérer le quotidien familiale en rentrant, remettre à jour ses boîtes e-mails prend beaucoup plus de temps que prévu.
J’ai donc concentré mon travail de tri sur ma boîte professionnelle et je continuerais le travail sur ma boîte perso en y passant quelques minutes par jour. Je me suis mis une alerte quotidienne pour y penser.
Et vous, comment se passe la gestion de votre boîte e-mail? Quels sont vos astuces ?
La semaine prochaine, on se retrouve pour l’organisation de notre bureau, à très vite 🙂
