(Habitude 2)
Nous passons énormément de temps devant nos écrans assis à notre bureau. (En moyenne 39h par semaine en tenant compte des heures supplémentaires, congés et autres facteurs variable). C’est pour cela qu’il est essentiel d’avoir un un bureau productif et Zen, un environnement de travail agréable et organisé pour améliorer sa productivité sans stress. Et ce, que vous travailliez à la maison ou que vous soyez employé.
Chaque jour, notre cerveau reçoit des tonnes d’informations. Une tâche à faire à tel moment, un courrier à traiter que l’on pose dans le tiroir mais qu’on ne traite jamais, une prise de rendez-vous…
Mais si nous n’avons pas une organisation béton face à ce flux incessants d’information, notre cerveau déborde et on ne gère plus rien.
Pour y remédier, il faut mettre en place une procédure permettant de ranger systématiquement chaque papier, chaque mail, chaque courrier à sa place.
Et prendre l’habitude de tout noter de façon systématique pour ne rien oublier et ne pas se fier à notre cerveau qui va être vite submergé et qui de plus, ne nous rappellera pas l’information dont nous avons besoin au moment voulu.
Voici 6 conseils pour avoir un bureau productif et zen:
Avoir le moins de papier possible sur votre bureau
Essayez d’autant que possible de toujours avoir un bureau vide (ou presque..).
Ne doit être sur le bureau que le dossier, le document que l’on est en train de traiter au moment même et non une montagne de dossier ou une invasion de mini pile de papiers à traiter.
Pour le reste, on trouve un dossier, une pochette, une bannette bien identifiée et on ajoute la tâche à sa to do list.
Ou si vous avez peur d’oublier le dossier à traiter une fois rangé, je vous conseille d’avoir une bannette principale pour les documents entrant à répartir dans leurs dossiers respectifs une fois traité.
Etant un peu tête en l’air c’est l’option que j’ai choisie 😉
“Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”
2. Utilisez vos tiroirs
- Eliminez tous les objets ajoutant une nuisance visuelle, débarrassez vous de tous vos bibelots
- placez vos crayons, posts-it et autres fournitures dans un tiroir et ne laissez qu’un stylo sorti
- il ne reste plus rien sur votre bureau (ou presque 😉 ): votre écran, votre clavier, votre souris, votre crayon et bloc note, votre plante verte et votre café !
- Attention toutefois à ne pas transformer vos tiroirs en annexe de votre maison ou en garde manger, on reste raisonnable sur le stock de barre de chocolat ou de sachets de thé.
3. Ne plus utilisez les posts-it et faites place au bloc note
Pour ne pas s’éparpiller, il faut limiter les zones de rangement.
Pas de document volant dans un tiroir, pas de document éparpillé sur le bureau. Rappelez vous une tâche à la fois.
Si ce n’est pas le moment de la traiter , on la classe, on la planifie ou on la jette.
Pas de post it un peu partout!
Toutefois, combien de fois sommes nous interrompus par un appel, un collègue nous ajoutant une énième tâche à faire.
Ne faites pas l’erreur de noter l’information sur un post-it ou pire de demander à son cerveau de s’en souvenir. Bien sûr il s’en souviendra mais quand nous le rappellera t-il? Il y a de fortes chances que ce ne soit pas au bon moment.
Si l’action demandée est très urgente, commencez d’abord par finir ce que vous êtes en train de faire, ou reporter la tâche sur votre agenda s’il s’agit vraiment d’une urgence absolue.
Puis, tout comme pour les e-mails (nous avons abordé ce sujet ici ➽ 10 conseils pour mieux gérer sa boîte mail), il y a 6 moyens de traiter l’information entrante:
- Traitez tout de suite si la tâche prend moins de 2 minutes.
- Jeter*
- Archiver*
- Déléguer
- Noter/ Transférer la tâche sur votre bloc note /to-do list
- Noter/ Transférer la tâche ou RDV sur votre calendrier
*Pour le 2) et 3), demandez vous quelle est la conséquence d’un archivage immédiat de cette information / ce document.
4. Optez pour une chaise de bureau ergonomique (si cela est possible)
Voici les avantages d’avoir une chaise de bureau ergonomique:
- Sa structure aide à maintenir une bonne posture en respectant la courbure naturelle de votre dos et votre bassin.
- Travailler dans un plus grand confort (et un meilleur environnement) élimine le stress et augmente notre productivité.
- Eviter les douleurs cervicales et blocage du dos.
- Ne pas accentuer le dos courbé dû à une mauvaise posture prolongée
- Avoir une meilleure circulation sanguine et une meilleure respiration (dû au fait de ne pas avoir tendance à s’affaisser sur son siège)
5. Prenez un deuxième écran pour avoir un bureau productif et Zen
C’est vous êtes du genre multitâches, un second écran pourrait vous sauver la vie.
Il vous évitera les interminables changement de fenêtre ou de devoir établir une stratégie militaire pour avoir plusieurs fenêtres ouvertes en même temps.
Pour celles et ceux qui ont constamment besoin d’avoir leur boîte e-mail ouverte, avoir deux écrans vous permet d’afficher facilement cette dernière sur un écran et de travailler sur sur l’autre (avec par exemple un fichier word, excel ou un logiciel).
En plus de nous offrir un plus grand espace de travail, un double écran optimise notre temps, notre nombre de clic et la valse de fenêtre avant de trouver la bonne. Comparer et modifier des documents devient plus rapide.
Certaines études ont démontré qu’on pouvait accomplir un ensemble de tâches environ 2,5 minutes plus rapidement en utilisant une configuration à double écran qu’avec un seul écran, soit 40 minutes économisées par jour, c’est un sacré gain de temps!
Une autre étude a démontré que le travail sur 2 écrans amène à moins de stress, de tension, et de fatigue .
Et petit bonus, cela diminue la nécessité de recourir à l’imprimante (argument à utiliser si vous devez négocier avec votre patron).
Si vous n’êtes pas convaincu, je vous invite quand même à essayer. Mais attention, une fois essayé, on ne peut plus s’en passer 😉
6. Personnalisez votre bureau pour être plus zen
Améliorer son environnement de travail, c’est aussi le rendre plus agréable à l’oeil.
En plus d’avoir un bureau maintenant dégagé, choisissez une jolie plante, un parfum d’ambiance léger.
Si vous en avez la possibilité, positionnez votre bureau de façon à avoir le plus de lumière possible. Pour ma part, j’ai un bureau très sombre et l’impossibilité de faire un trou dans le mur pour me faire une fenêtre :). J’envisage donc d’investir un jour dans une lampe de luminothérapie.
Si certain(e)s d’entres vous on déjà investit dans ce type de lampe, n’hésitez pas à laisser votre avis en commentaire, ça m’intéresse de connaître vos expériences.
