L’auteur explique avoir simplifier et organiser sa vie grâce à une méthode qu’il a nommé “Zen To Done”.
Il s’agit d’une liste d’habitudes à changer améliorant grandement sa qualité de vie.
Son livre énumère les meilleurs conseils en productivité, dont certains sont issus du célèbre livre Getting Things Done de David Allen.
Il insiste sur le fait de se concentrer sur un changement d’habitude à la fois, au risque d’abandonner. Il est très important de commencer par 1 ou 2 habitudes, puis une fois l’habitude prise, on peut en ajouter une ou 2 supplémentaires.
J’avais déjà intégré certains aspects de Zen to Done à mon quotidien grâce à d’autres auteurs comme Onur Karapinar, Olivier Roland ou Tim Ferris.
Les 10 points essentiels de la méthode Zen to Done:
Collecter:
Toujours avoir de quoi noter tout ce qui nous passe par la tête.
En effet notre cerveau n’est pas un disque dur interne pouvant tout enregistrer.
Ou alors il va enregistrer l’information mais sera absent de notre mémoire au moment où nous aurons besoin de celle-ci.
Combien de fois suis-je partie de chez moi en ayant tout un tas de choses à faire dans la journée, puis en bon poisson rouge l’oublier 1h après (quand je devais effectuer la tâche sinon c’est pas drôle) et le soir rentrer et me dire “et m****, j’ai encore oublié de le faire”…
Personnellement j’utilise un bloc note qui me sert de to do list au boulot et pour les mémos personnels j’utilise mon agenda que je trimballe partout avec moi la semaine.
Choisissez-en un qui vous inspire, avec une jolie couleur que vous personnaliserez si vous avez une âme d’artiste.
Je ne suis pas fan de la personnalisation et des agendas bullet, mais avoir un agenda marron (couleur que je n’affectionne pas vraiment) m’a involontairement incité à ne jamais ouvrir ce dernier…
Les applications Google Keep et Tasks sur Android sont plutôt pas mal.
Android – Google Keep / Apple : Google Keep
Google Tasks (Android)/Apple : Google Tasks
J’ai une préférence pour le premier (Google Keep) car on peut créer plusieurs listes et les voir sur une seule et même fenêtre, un peu moins fouillis.
Si vous êtes plutôt post-it ou petite croix dans la paume de la main, n’hésitez pas à retranscrire l’information dans votre liste de choses à faire en rentrant à la maison ou en arrivant au bureau selon où se trouve votre to do list fixe.
Traiter
Traitez votre boîte email et votre courrier entrant au moins une fois par jour.
Prenez des décisions rapides et ne pas se dire qu’on le fera plus tard.
Pour les emails, faites le du haut vers le bas ou paramétrer votre boîte email pour qu’une fois l’email traité / archivé, l’email suivant apparaisse.
Planifier
Fixez vous des tâches prioritaires pour la semaine, pour la journée.
Je groupe cette idée à la planification des objectifs ( objectif à 5 ans, à 1 an …). Je reviendrais dessus plus tard.
Chaque fin de semaine je liste les tâches fondamentales pour la semaine prochaine, et les planifie dans mon agenda.
Vous avez peut-être déjà entendu parlé de la théorie des grosses pierres du Dr Covey au cours d’une formation ou simplement sur internet.
Rapidement, il s’agit de déterminer les actions les plus importantes de façon à les faire en priorité, et ajouter seulement après les autres missions.
Chaque jour (à préparer la veille au soir c’est mieux) je liste les tâches fondamentales à faire dans la journée, que je réaliserais en début de journée si possible.
Pas toujours évident quand on travaille et/ou quand notre tâche dépend des horaires d’ouverture de certains services mais le faire le plus tôt possible permet de se débarrasser de la tâche à faire et ainsi être sûr que l’on n’ira pas se coucher en se disant “et zut je l’ai pas fait.!!”
Le faire
Et faire une chose à la fois!
Cela n’a pas été l’habitude la plus facile à prendre, moi qui était adepte du multitâche (je le suis toujours par moment, les anciennes habitudes tentent de revenir parfois…).
Pour moi, on pouvait faire plusieurs tâches et j’en étais fière jusqu’à ce que je me fasse aplatir par ma montagne de tâches, je crois que ça s’appelle un burn out.
Se concentrer uniquement sur la tâche à réaliser. N’être focus que sur elle (pas de téléphone, d’e-mails, d’oiseau qui passe à la fenêtre ou d’un café gentillement proposé par un collègue).
Avoir un bureau impeccable ça aide (si vous avez lu l’article avoir un bureau productif ça devrait être déjà le cas).
Zen to Done conseille d’utiliser un minuteur. A la maison peut-être mais au bureau je trouve cela moyen quand même pour les collègues, ou dans les emplois où on doit laisser son téléphone aux vestiaires.
En revanche si un collègue arrive, nous lançant une information au visage sans attendre qu’on lui dise “tu peux revenir plus tard”, ou s’il s’agit de votre chef, alors notez l’information/tâche à faire sur votre to do list et y revenir une fois la tâche en cours accomplie.
tenez des listes simples,
et vérifiez-les quotidiennement (en faire une habitude journalière vous aidera à être plus organisée et plus productive).
Comme je l’ai dit plus haut, vous pouvez créer des catégories de listes : travail, perso, courses, etc. Cela évite de se retrouver face à une série de tâches interminables non classées.
Evitez les applications de téléphone complexes, un simple google tasks ou bloc note papier ou électronique suffit.
Organiser
Classer par dossier, avoir un bureau ordonné (voir avoir un bureau productif) permet de voir plus clair et améliore la concentration.
Réviser
Prendre un peu de temps chaque semaine pour revoir ses objectifs annuels et voir ce que l’on a fait cette semaine pour se rapprocher de ces objectifs et quelles seront les tâches à accomplir la semaine prochaine pour s’en rapprocher.
Prendre un peu de temps une fois par mois pour vérifier l’avancée de ses objectifs annuels et de ses objectifs de vie.
Simplifier
Réduire ses objectifs, ses mails et ses tâches à l’essentiel.
En essayant de tout faire, on risque de rapidement se noyer dans la multitude de tâches à faire et être incapable de se concentrer sur les plus importantes.
Revoir régulièrement ses listes de tâches et ses projets, et voir ce que l’on peut simplifier.
Faites-le régulièrement (l’enregistrer comme un rendez vous sur son agenda) pendant votre point hebdomadaire et mensuelle.
Routine
Créer ses propres routines (matinales et du soir).
Les routines hebdomadaires peuvent inclure un jour de courses, de ménage, votre point de la semaine, une journée en famille, une soirée en couple etc.
Trouver sa passion
L’habitude conseillée ici est de trouver tout ce qui nous passionne, et de voir si nous pouvons en faire une carrière.
De plus, réfléchir à ses passions ou se souvenir quels étaient nos passions et de les réintégrer à son quotidien, cela fait un bien fou.
Avec les années qui passent, les études et les enfants qui ont complètement chamboulé mon agenda, j’en avais oublié que j’avais une passion pour le dessin par exemple.
Cette passion était enfouie quelque part pleine de poussière dans un coin de ma mémoire
J’ai donc décidé de m’y remettre. Et bien c’est génial (je suis nulle en dessin mais quand je dessine ça me relaxe et je ne pense à rien d’autre que mon dessin, c’est presque de la méditation ^^).
Les habitudes
Comme nous l’avons dit plus haut, inutile de vouloir changer trop d’habitudes en même temps.
C’est un peu comme un régime alimentaire. Il est d’abord plus facile de s’habituer à boire 2L d’eau par jour, puis à arrêter le sucre dans le café, et enfin équilibrer son assiette plutôt que tout arrêter d’un seul et croquer que des salades. En tout cas pour moi ça ne marche pas plus d’une journée.
Il faut prendre le temps. Pas de stress. D’ailleurs en adoptant seulement 1 nouvelle habitude par mois, on arrive à 12 nouvelles habitudes à la fin de l’année c’est pas mal ça!
A chacun son rythme. Mes 2 premières habitudes ont été les plus dures et les plus longues (3 et 6 mois avant que ça devienne une VRAIE habitude) mais ont été tellement bénéfiques pour moi. (instaurer une routine sportive et l’arrêt du tabac).En 1 an je n’ai pris que 3 nouvelles habitudes mais je sens vraiment une nette amélioration bien être au quotidien.
Par quelle habitude commencer?
L’auteur conseille de suivre les habitudes dans l’ordre énuméré.
Pour ma part, j’ai commencé par ce qui était le plus désordonné dans ma vie : ma boîte email professionnelle !!! J’étais dans un cercle vicieux et avait non stop 70-80 mails à traiter. J’avais l’impression que pour chaque mail traité, 5 autres emails arrivaient entre-temps… l’enfer!
Aujourd’hui j’ouvre ma boîte mail, 5 mails un bonheur 🙂
L’auteur conseille de se donner un défi de 30 jours par habitude.
J’avais entendu parler de 21 jours pour qu’une action devienne une habitude, c’est pour ma part le délai que j’ai choisi.
Maintenant, c’est à votre tour de jouer 😉
« Une grande partie du stress que les gens ressentent ne vient pas du fait d’avoir trop à faire. Cela vient de ne pas finir ce qu’ils ont commencé.” David Allen
